POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PROCESOS
Los datos personales que sean tratados por GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA en su condición
de RESPONSABLE y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN responderán al siguiente procedimiento:
a) Recolección
GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA., realizará la recolección de datos directamente de
su Titular y con el consentimiento previo, expreso e informado del mismo. Es su
responsabilidad exclusiva el proceso de recolección, para incorporarla al software
HABEAS DATA que provee el RESPONSABLE. De acuerdo con la naturaleza de GAIA TELCOM
SUCURSAL COLOMBIA., se podrá recolectar la información por los siguientes mecanismos:
i. Portal Web
Entre las mismas sedes de GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA en su condición de RESPONSABLE
y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN podrá haber intercambio de datos, el cual deberá estar
previamente autorizado por el Titular. En el caso de los datos que GAIA TELCOM SUCURSAL
COLOMBIA. tenga en sus bases de datos antes de la entrada en vigencia de la Ley,
se obliga a solicitar autorización a su Titular para continuar con el Tratamiento
de sus datos a través de correo electrónico o cualquier otro medio útil y del que
quede soporte. Si en el término de treinta (30) días siguientes a la comunicación
GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA no recibe del Titular la orden de suprimir sus datos,
GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA podrá seguir utilizando la información. En todo caso,
en dicho correo electrónico o en la comunicación de que se trate, GAIA TELCOM SUCURSAL
COLOMBIA advertirá al titular que puede solicitar la supresión o modificación de
sus datos en cualquier momento.
b) Autorización
GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA solicitará del Titular de los datos personales, su
autorización previa expresa e informada, para poder proceder con el Tratamiento
de los mismos. La autorización deberá ser manifestara por escrito en medio físico
o magnético (correo electrónico, formatos estructurados de las páginas web, etc.),
siempre y cuando pueda ser objeto de consulta posterior a través del diligenciamiento
de un formato de consentimiento, el cual deberá contener, por lo menos, lo siguiente:
o Nombre e identificación del Titular.
o El Tratamiento que se le dará a los datos.
o La finalidad del Tratamiento.
o La advertencia de la naturaleza facultativa de entregar la información.
o Los derechos que le asisten como Titular de la información. o Los medios con que
cuenta para ejercer esos derechos.
o los datos de GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA, disponibles para el cruce de comunicaciones
y para ejercer sus derechos, tales como, correo físico, correo electrónico, teléfono
y el nombre y cargo de la persona encargada de dichos trámites.
Se entenderá que el Titular ha dado su autorización a GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA,
para el Tratamiento de la información personal, cuando de manera voluntaria la entregue
a GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA mediante la autorización de la solicitud enviada
por la herramienta habeas data, sin perjuicio del deber de informar el uso que se
dará a la misma.
c) Consultas, actualización, rectificación y supresión
El Titular de la información, en cualquier momento y sin restricciones, podrá solicitar
a GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA, a través de documento escrito y acceso web a información
sobre los datos personales que maneje en sus bases de datos.
La información solicitada podrá consistir en consultas, actualización, rectificación
o supresión de la información personal y quien haga la solicitud, deberá indicar
clara y expresamente cuál es la información personal objeto de la consulta, actualización,
rectificación o supresión.
La comunicación la deberá dirigir el Titular a la persona que GAIA TELCOM SUCURSAL
COLOMBIA ha designado para tal fin, cuya información se hará conocer al Titular
cuando se solicite su autorización para el Tratamiento de los datos. GAIA TELCOM
SUCURSAL COLOMBIA garantiza la existencia de un canal habilitado siempre para recibir
esta clase de solicitudes.
Una vez recibida la solicitud, GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA cuenta con un término
de diez (10) días hábiles para resolver la consulta a través del correo electrónico
suministrado por el Titular y en ausencia de éste a su dirección física.
Cuando por cualquier motivo a GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA no le fuere posible
atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se informará al Titular,
expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar
más de cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación a que se hace referencia.
Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del Titular, el solicitante
deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del Titular, que están autorizadas
por Ley para hacer solicitudes son:
o Causahabientes.
o Representantes debidamente reconocidos.
En cuanto a la supresión de los datos personales, GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA
advierte que la misma se hará de conformidad con las indicaciones del Titular, que
podrá consistir en la eliminación total o parcial de la información, sin embargo
se advierte que la supresión no es un derecho absoluto y que por lo tanto GAIA TELCOM
SUCURSAL COLOMBIA puede negarla en los siguientes casos:
o Que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
o Que la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o
la actualización de sanciones administrativas.
o Que los datos personales que tenga GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA del Titular sean
necesarios para proteger los intereses jurídicamente protegidos del Titular; para
realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el Titular.
o Que la eliminación de los datos implique para GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA la
obligación de terminar la prestación de un servicio que se encuentre en trámite,
situación ésta que devenga en un incumplimiento del contrato con GAIA TELCOM SUCURSAL
COLOMBIA por parte del Titular y, por lo tanto, detrimento económico.
En caso de reclamación por parte del titular de la información, GAIA TELCOM SUCURSAL
COLOMBIA en su condición de RESPONSABLE y ENCARGADO de la información tomará las
medidas a las que haya a lugar. Para todos los efectos GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA,
estará obligado a cumplir con los tiempos de respuesta establecidos en las presentes
políticas y aplicará lo consagrado en sus propias políticas de manejo de la información.
d) Aviso de Privacidad
En el término de un (1) mes, contado a partir de la expedición de este Manual, GAIA
TELCOM SUCURSAL COLOMBIA deberá enviar una comunicación, a través de correo electrónico
o cualquier otro medio del que quede soporte, a los Titulares de la información
personal, informando de la existencia de este Manual, el cual deberá contener, como
mínimo:
o La indicación de que el Tratamiento de sus datos se regirá por lo contenido en
el Manual.
o Los fines para los cuales se utiliza su información personal.
o El medio a través del cual podrán conocerlo (enlace).
o Los datos de contacto de la persona con la cual se podrá comunicar para consultas.
o La mención expresa que GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA será RESPONSABLE y ENCARGADO
de la información en su condición de proveedora de la herramienta HABEAS DATA.
e) Medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad, GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA en su condición
de RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN adoptará las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento. Para ello establecerá el protocolo de seguridad interno, el cual
divulgará y será de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de GAIA
TELCOM SUCURSAL COLOMBIA.
f) Reclamos
Cuando el Titular de la información personal advierta un indebido o incorrecto uso
de sus datos por parte de GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA en su condición de RESPONSABLE
DE LA INFORMACIÓN y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN, podrá presentar una reclamación
formal por escrito a la empresa, la cual deberá contener, por lo menos lo siguiente,
o El nombre, identificación y domicilio del Titular.
o Si se presenta a través de persona diferente del Titular, los documentos que acrediten
la calidad con la cual se presenta.
o La descripción detallada, clara y precisa de los hechos que dieron lugar al reclamo.
o La dirección a la que debe enviarse la respuesta.
De acuerdo con el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA
en su condición de RESPONSABLE y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN según corresponda,
cuentan con un término de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente de
su recibo para resolver la consulta a través del medio que indicó el Titular en
su reclamo.
Cuando por cualquier motivo no fuere posible atender el reclamo dentro de los diez
(10) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora.
En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes
a la comunicación a que se hace referencia.
TRATAMIENTO
a) Finalidad
Los datos personales que GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA
recolecte y trate, se utilizarán para:
o Informar sobre el estado de los trámites que cursan a través
o con el concurso de GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA.
o Informar sobre cambios en los productos ofrecidos por la Compañía y que tengan
relación con la relación existente con su compañía.
o Solicitar evaluaciones sobre los servicios prestados por la organización y su
personal.
o Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios,
eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar,
invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas,
promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
o Hacer estudios internos sobre consumo de nuestros clientes con miras a optimizar
el servicio prestado por GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA.
o Compartir y transferir información a terceros en desarrollo de nuestra labor de
intermediación y contacto con clientes o contratantes potenciales de su compañía.
b) Derechos del Titular
o Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o
Encargado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento
esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
o Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
o Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
o Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
o Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido
en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
o Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
c) Deberes del Responsable: GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA,
o Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data.
o Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
o Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
o Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
o Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
o Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este
se mantenga actualizada.
o Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento.
o Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular.
o Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones
de seguridad y privacidad de la información del Titular.
o Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
o Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y
no haya finalizado el trámite respectivo.
o Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
o Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
o Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
d) Deberes de los Encargados (GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA) o Garantizar al Titular,
en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
o Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
o Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos,
de conformidad con este Manual.
o Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
o Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en la ley.
o Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” si es el caso.
o Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad del dato personal.
o Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular
y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
o Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella.
o Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
o Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
VARIOS
b) Contacto
Para todos los fines del presente Manual, GAIA TELCOM SUCURSAL COLOMBIA ha designado
al Área Comercial como Encargado Principal del Tratamiento de la Información, cuyos
datos de contacto son:
Cargo: Directora Comercial
Dirección: Cll 140 No. 21-51 Bogotá
Teléfono: 5200400
Correo electrónico: habeasdata@gaiatelcom.com
Página web: http://www.habeas-data.com.co
POLÍTICA DE DATOS Y PRIVACIDAD - GOOGLE API
SMART-HOME en virtud de ofrecer una plataforma que le brinde al usuario una experiencia completa en su dia a dia, potencializando el proceso comercial, tiene integraciones con Google, mediante Google API, para autenticar al usuario y con su concentimiento, tener la autorización para poder acceder a los correos para integrar el seguimiento comercial de los prospectos y sus ventas. Esta lectura no sera efectuada por humanos. La lectura se hará solo en el momento que el usuario de la cuenta de correo lo solicite directamente desde la plataforma y se leerán los remitentes del correo para compararlos con los correos de los clientes en la plataforma de SmartHome.
SMART-HOME mantiene esta información privilegiada de manera segura, contando con diferentes factores de autenticación que mantienen esta información bajo reserva. Utilizando llaves de acceso encriptadas y proceso múltiples de validación. Este permiso puede ser denegado en cualquier momento. El usuario puede revocar estos permisos en cualquier momento directamente desde su cuenta de correo, lo que se garantiza que el control de acceso lo tiene el usuario.
SMART-HOME solo solicita la autorización al usuario de tener acceso de solo lectura a los correos. (https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly)
SMART-HOME no realiza recolección de estos datos sin el consentimiento previo.
Proceso de Registro:
1. Logeo a la plataforma de SmartHome
2. Acceso a configuracion de usuario / integraciones.
3. Registro de correo con Google API. El usuario debe estar autenticado en la plataforma de SmartHome.
4. Seleccion de cuenta de correo.
5. Autorizacion de permisos para que SmartHome pueda integrar la lectura de la cuenta de correo.
6. Confirmacion y conocimiento de que solo SmartHome va a acceder a consultar los mensajes.
7. Lectura de Correos desde SmartHome.
Para todos los fines de la presente Política, SmartHome ha designado al Área Tecnológica para cualquier inquietud, cuyos datos de contacto son:
Dirección: Cll 140 No. 21-51 Bogotá
Teléfono: 5200400
Correo electrónico: soporte@gaiatelcom.com
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